FAQ for anskaffelse

FAQ betyr "Frequently asked questions" og er et innarbeidet Internet-uttrykk. På norsk burde det kanskje hete "vanlige spørsmål", og det er ganske enkelt en samling gode spørsmål og svar om et emne.

Her har vi samlet noen problemstillinger og løsninger som gjelder sanghefte-produksjon i praksis. Både spørsmålene og svarene er bygget på Intelligent Softwares erfaringer fra de byråer som allerede er igang med egen produksjon.

Spørsmål: Vi er ikke bare imponert over de heftene vi har sett fra byråer som lager sangheftene selv.

Svar: Vi har også sett varierende kvalitet på "hjemmelagde" sanghefter. Dette skyldes nesten alltid dårlig eller uegnet utstyr. Det har skjedd en rivende utvikling i den senere tid både hva gjelder maskinvare og programvare for egen produksjon.

For å ta programvare først: Byråene har tidligere laget seg alle mulige egne løsninger for produksjonen av sanghefter. Alt fra saks og lim til ulike tekstbehandlingsprogrammer har vært utprøvd. Vi i Intelligent Software laget imidlertid et helt nytt system i henhold til bransjens behov i 1997. Mange kommentarer har gått i retning av at man da for første gang fikk et virkelig komplett og anvendelig system for enkel produksjon av sanghefter av høyeste kvalitet.

Når det gjelder maskinvare, har moderne laserskrivere høyere oppløsning og bedre papirbehandling enn de som ble solgt for bare få år siden. Skriften er penere, og man kan bruke flere papirtyper enn før. Forutsatt utstyr av god kvalitet, vil en tekst produsert med PC og laserskriver idag bli minst like bra som en fra et trykkeri.

En annen sak er at de byråene som går over til egen produksjon, primært gjør det for å spare kostnader. Dette trekker man iblant litt for langt, ved å kjøpe inn det rimeligste produksjonsutstyret, bruke en enkel papirtype, kopiere på (en sliten) kopimaskin osv. Da er det klart at sangheftene ikke kan bli av høyeste kvalitet. Vi anbefaler å gå den motsatte vei – sats på best mulig utstyr! Besparelsene blir store uansett, og i det lange løp vil det betale seg å holde høy kvalitet på alt byrået leverer.

Svar: Rent praktisk gjennomføres endringen ved at man kjøper inn store bunker ark, ofte med standardmotiver i farver - for eksempel "Skigard", "Min barndoms have" eller årstider. I dag er det mange trykkerier i Norge som tilbyr en slik løsning - det koster fra 30 øre pr ark opp til et par kroner, altså inntil 90% mindre enn ferdige hefter. Utfylling av avdødes navn, sted og tid, sanger osv for den enkelte begravelse, gjør byrået så selv med "Intelligence Sanghefte-Trykkeri". Programmet utvider en PC til å bli et hjemmetrykkeri for nettopp sanghefter. Med en slik løsning oppnås fordeler på områdene kvalitet, økonomi og miljø:

Bedre kvalitet: Sanghefter levert fra trykkeri blir som regel bra, men med en moderne laserskriver oppnås sylskarpt resultat hele tiden. Mer informasjon finnes videre i dette dokumentet.

Store besparelser i form av klingene mynt - se nedenfor.

I forhold til tradisjonell hyppig levering av små mengder ferdige hefter fra trykkeri, sparer man mye unødvendig transport - noe som gir mindre ressursforbruk og mindre forurensning!

Svar: Rundt 90 prosent. Bruker De sanghefter med motiver i farver, har De i dag anslagsvis 500-800 kroner pr begravelse i trykkekostnader. Med hefter i sort/hvitt, er vel prisen ca 300-400 kroner. Dette kan De multiplisere med antall begravelser De forventer kommende år - og De får et tall som angir trykkekostnader for ett år. Tar vi hensyn til innkjøp av sangark (fra 30 øre pr ark) og tonerpulver til skriver (10-20 øre pr ark), får vi ved egen produksjon som regel en besparelse på mellom 85 og 95 prosent av dagens kostnader.

Avskrivning av og renter på investering i maskin- og programvare er da ikke tatt hensyn til. Arbeidstid er heller ikke med i regnestykket. Arbeidstiden vil være få minutter pr hefte (se eget avsnitt) og kan dessuten sammenlignes med den tiden det tar å kommunisere med et trykkeri.

Dette regnestykket forutsetter at prisen overfor kundene ikke settes ned. De fleste byråer velger å ikke sette ned prisen – fordi produktet blir omtrent det samme som før. Men spørsmålet om hvordan det innsparte beløp anvendes, er selvsagt opp til byrået.

Et byrå med 100 begravelser i året kan dermed spare 50.000 kroner hvert år. Ved 300 begravelser kan besparelsen bli godt over 100.000 kroner - år etter år. Dette er penger som kan gå direkte til økning av bedriftens overskudd.

Svar: Hvis byrået allerede har en PC og/eller laserskriver, kan dette utstyret som regel brukes til produksjon av sanghefter, ved siden av at det brukes til de samme oppgaver som før. Det er bare minimalt med ekstra lagringsplass som kreves i maskinen. Men vi anbefaler å anskaffe en separat skriver til formålet, et separat bord og - hvis det er mulig – et separat rom eller avlukke. Hvis byrået er såvidt stort at det har hundre eller flere begravelser i året, tror vi at man bør ta seg råd til noen slike tilpasninger. Årsakene er dels praktiske, dels sikkerhetsmessige:

For det første blir det en god del papir ut av dette arbeidet (bunker av ark med forskjellige motiver, hel- og halvferdige sanghefter, brettede og ikke brettede hefter, forskjellige ferdige hefter til div. begravelser... Det blir lett rotete hvis man ikke har god plass der arbeidet skjer. For det annet må jo arkskuffen i skriveren mates med sangark, og det er upraktisk hvis man hele tiden må bytte med fakturablanketter, brevark og annet. For det tredje vil skriveren stå og arbeide med utskrift av sanghefter i lengre perioder. Da får man ikke skrevet ut noe annet. Sist, men ikke minst, vil skriveren gjerne gi fra seg litt støy mens den arbeider. Alt dette kan det være greit å få litt på avstand, både fra kunder og ansatte. Et bakrom er bedre enn å ha denne aktiviteten i resepsjonen e.l. Selve programvaren kan imidlertid kjøres hvor som helst. Programmet vil kanskje være integrert med et administrasjonsprogram på en eller flere PCer rundt i byrået.

Enda viktigere er imidlertid hensynet til kvalitet og kontinuitet. Byrået vil være avhengig av at produksjonen går uten forsinkelser og avbrudd, at det kreves minimalt med service på skriveren osv. Dessuten må utskriftene være av høy kvalitet hele tiden, så skriveren må vies ekstra omtanke. Alt dette peker i retning av at separat skriver er en stor fordel. Sanghefte-Trykkeriet bør betraktes som en "bedrift i bedriften", og et eget hjørne eller bakrom med et bord eller en benk bør settes av til utstyret og produksjonen. Her plasserer man skriver samt evt. falsemaskin, pluss at det må være plass til behandling og stabling av ubrukte sangark og ferdige hefter.

Svar: Man kjøper bunker av sangark fra et trykkeri - gjerne med standardmotiver i farver. Skriveren i byrået skal kun legge på den sorte teksten. I dag er det flere tre trykkerier i Norge som tilbyr slike ark, og det er rundt 100 begravelsesbyråer som gjør bruk av det. Flere dusin forskjellige fortrykte motiver er tilgjengelig.

For øvrig har det begynt å komme ganske rimelige farvelaserskrivere. Stadig flere byråer satser nå på dette. Se f.eks. de siste modellene fra OKI.

Svar: Det er fullt mulig å skrive ut en original på laser- eller blekkskriver, og deretter kopiere over på sangarkene. Kvaliteten kan bli tilfredsstillende, men dette forutsetter en kopimaskin av meget høy standard. Tonerpulver til kopimaskiner er gjerne rimeligere enn til laserskrivere, og kopimaskiner er ofte raskere enn laserskrivere. Har man allerede en meget god kopimaskin, er dette verdt å vurdere.

Spørsmål: Hva med byråets logo, som bør stå nederst på siste side i sangheftene?

Svar: Det ordner vi. Hvis byrået har flere avdelinger, kan man variere mellom forskjellige logoer.

Svar: Siste versjon av Sanghefte-Trykkeriet stiller store krav til utstyret. Men hvis du har en gammel maskin, har vi en eldre versjon som du kan bruke inntil du evt. oppgraderer. Kontakt oss gjerne for detaljer.

Spørsmål: Vi bruker sanghefter som er litt mindre enn A4-størrelse, og det går vel ikke i skriveren.

Svar: Det tar nesten ikke noe mer tid å gjøre produksjonen i eget byrå, enn å bestille og ta imot fra et trykkeri - se detaljer i et senere avsnitt.

En bestemt person bør likevel utnevnes til ansvarlig for produksjonen av sanghefter. En annen person bør fungere som reserve i tilfelle sykdom m.v. Erfaringsvis er det praktisk at den som passer telefonen, også lager sanghefter. Produksjonen går nemlig for det meste automatisk (utskrift fra laserskriver) og kan skje i bakgrunnen mens vedkommende person gjør andre oppgaver.

Svar: Det er ikke nødvendig - sanghefter er jo ikke særlig kompliserte, og hvem som helst klarer å bruke “Intelligence Sanghefte-Trykkeri”. Vi har flere ganger lært opp personer som ikke har hatt noen datakunnskaper i utgangspunktet. Se også neste avsnitt.

Svar: Vår erfaring sier følgende: Hvis den som skal betjene utstyret er ganske ukjent med bruk av PC (Windows), trenger vi omtrent en dag med installasjon og tilrettelegging, opplæring og produksjon av de første par heftene. Ytterligere en dag bør settes av til eksperimentering og selvstudium. Deretter er produksjonen igang, men selvsagt bør man ikke helt kutte ut samarbeidet med trykkeriet. Vi foreslår å ha parallell produksjon en periode og/eller å lage hefter til bare hver annen eller tredje begravelse selv, i begynnelsen. Så øker man etter hvert, til man er helt “selvberget”. Vi kan være med på denne prosessen i den grad De ønsker det.

Spørsmål: Vi bruker et bestemt design og et pent motiv på våre hefter, som vi ikke ønsker å endre.

Svar: De fleste farvemotiver som brukes på forsiden av sanghefter, er tilgjengelige også uten tiltrykk. Det er dog noen unntak - spør evt. trykkeriet. Sangark med fortrykk koster fra ca 30 øre, avhengig av papirkvalitet, motiv og antall som kjøpes.

Spørsmål: Vi bruker tykke lerretspregede sangark med farvebilder. Disse kan vel ikke brukes i en printer?

Svar: Med moderne skrivere er det ikke lenger noe problem å skrive på forholdsvis tykt papir, gjerne med ujevn overflate. Vi har testet nettopp disse arkene. Men alle skrivere er ikke like godt egnet - blant annet kreves en forholdsvis rett papirbane. Kontakt oss for detaljer.

Spørsmål: Er det problematisk å kjøre papir med revet (ujevn) kant gjennom en dataskriver?

Spørsmål: Vårt byrå er ikke medlem av BFN og kan således ikke benytte fortrykkede ark med bestemte farvebilder.

Svar: Det finnes mange andre motiver som alle byråer kan bruke, for eksempel levert fra Begravelsesbyrået Gjøvik-Toten.

Spørsmål: Vi har fått så god service fra vårt trykkeri gjennom mange år, at vi ikke har lyst til å bryte kontakten.

Svar: Ikke bryt kontakten. Trykkeriet kan fremdeles være verdifullt å ha i noen tilfeller, dessuten kan en gradvis overgang til egen produksjon være en god idé. Forsøk å lage f.eks. hvert annet hefte selv i en periode for å se hvordan det fungerer. Dessuten vil det samme trykkeriet kanskje være interessert i å levere sangark med fortrykte motiver i farver.

Spørsmål: Trykkeriet gir en del gratis service som vi vil gå glipp av hvis vi produserer selv.

Spørsmål: Trykkeriet har kunnskaper om typografi og estetikk mht oppsett av tekst, som en datamaskin ikke kan simulere.

Svar: Vår programvare har innebygget en del estetiske regler, og brukerne blir svært fornøyd med resultatet. Vår programvare har også innebygget muligheter for manuell overstyring av de fleste estetiske vurderinger som maskinen gjør.

Spørsmål: En printer skriver ved hjelp av små punkter, så den kan da ikke skrive like pent som et trykkeri kan trykke?

Svar: I prinsippet burde trykkeriet gi bedre skriftkvalitet. En moderne god laserskriver har en oppløsning på 1200 dpi (punkter pr tomme) pluss en form for punktutjevning. Settemaskinen hos trykkeriet kan sette med for eksempel 2500 dpi. Det kan virke som en vesentlig differanse, men det er stort sett umulig for et vanlig menneske å se forskjell. Hver eneste kvadratmillimeter i utskriften fra en 1200 dpi laserskriver vil tross alt være bygget opp av rundt 2000 punkter, pluss noe utjevning, og da er det ikke lenger praktisk mulig å se de enkelte punktene.

Langt viktigere er det likevel at laserskrivere bruker tonerpulver på en slik måte at de bevarer optimal skriftkvalitet helt til tonerkassetten er tom - i motsetning til de maskinene trykkeriene bruker, som fungerer på en annen måte. Selv om settemaskinen hos trykkeriet lager originaler med høy oppløsning, vil trykkpressen bruke ganske varierende mengde trykksverte. Med mye trykksverte blir teksten litt utflytende, bokstavene vil henge sammen osv. Ved lite trykksverte vil teksten bli grå der den skulle være sort. I verste fall kan den ene siden av sangheftet være trykket i grått og den andre siden i utflytende sort. Sammenlign en del sanghefter fra et trykkeri, og De vil iblant se disse tingene selv uten forstørrelsesglass. En laserutskrift er til sammenligning alltid sylskarp og helt sort - forutsatt, selvsagt, en moderne skriver av god kvalitet.

Dette innebærer ingen kritikk av trykkeriene, som leverer et utmerket produkt - men kvaliteten fra en moderne laserskriver er altså fullt på høyden.

Spørsmål: Hva hvis den som har ansvaret for å lage sangheftene, er syk en dag eller en periode?

Svar: Sørg for at minst to personer kjenner systemet. Se også avsnittet “Hva om PC-en eller skriveren bryter sammen rett før begravelsen?”

Spørsmål: Toner til laserskriveren eller blekk til blekkskriveren koster da en formue?

Svar: En tonerkassett koster rundt 500 kroner og holder til 3000-6000 sider. Det blir noe slikt som 10 til 20 kroner pr begravelse.

Blekkskrivere er derimot dyre i drift. Det er ikke uvanlig at en blekkpatron til 200-300 kroner bare holder til 500 ark. Blekkskrivere er derfor ikke å anbefale til dette formålet. De er heller ikke så raske som laserskrivere, og blekket er ofte ikke vannfast. Det kan bli pinlig ute ved graven en våt høstmorgen!

Spørsmål: Hva om PC-en eller skriveren bryter sammen rett før begravelsen?

Svar: Man må være forberedt på det verste. Ved overgang til egen produksjon bør man lage en “katastrofeplan” for slike tilfeller, slik at alternativene er klare. Mulige ideer kan være:

Ha alltid rikelig med ekstra ubrukte sangark samt tonerpulver/blekk liggende.

Ikke lag sangheftene samme dag som begravelsen skal være. Lag en ufravikelig intern regel om minimumstid på f.eks. 24 timer fra produksjon til begravelse, slik at det alltid finnes utveier i tilfelle problemer. Gjør det til en hovedregel å produsere så tidlig som mulig.

Oppretthold en viss kontakt med et trykkeri, hvis det finnes et i nærheten.

Hvis man har flere avdelinger: Produser sanghefter på minst to uavhengige steder, slik at tekniske problemer i en av avdelingene ikke stanser produksjonen.

Skriveren er det mest sårbare punktet. Kjøp en egen skriver til sanghefte-produksjon slik at bedriftens gamle skriver kan fungere som reserve. Eller pass på å ha en liten ekstra skriver bakhånd - kanskje en liten blekkskriver - for bruk i en nødsituasjon.

Hvis det er flere PC-er eller skrivere i firmaet: Gjør klar for overføring av produksjonen til alternativt utstyr. Prøvekjør slik produksjon.

Samarbeid med et annet byrå som også har egen produksjon, om hjelp i krisetilfeller. I dag er det ikke langt mellom hvert byrå som produserer egne sanghefter.

Inngå avtale med en lokal dataleverandør, om driftsgaranti på PC og skriver. Det finnes landsdekkende kjeder som tilbyr slike ordninger. Avtalen vil presisere at erstatningsutstyr vil være på plass i løpet av en bestemt tid i tilfelle problemer.

Gjør en avtale med et datafirma i nærheten om lån av utstyr til produksjon i tilfelle en nødsituasjon. Eventuelt kan slik avtale gjøres med en privatperson som har PC hjemme - kanskje en ansatt - eller med andre firmaer man kjenner i nærheten. Husk at selv en liten blekkskriver vil gjøre nytten i en nødsituasjon, hvis man har nok blekk. Prøvekjør dette alternativet.

Bare byrået selv kan lage den endelige planen - dette var kun noen ideer. Intelligent Software deltar gjerne i utarbeidelse av slik plan. Alle i byrået bør kjenne innholdet i planen, og den kan henge på veggen der heftene produseres.

Svar: Heftene er - selvsagt - ikke ferdig brettet når de kommer ut av skriveren. I mindre byråer hvor det alltid finnes ledig tid, kan man brette for hånd. Noen gjør det, men vi anbefaler en falsemaskin. Vi har testet og funnet frem til forskjellige maskiner man kan bruke, hvor den rimeligste koster under 10.000 kroner og bretter opptil 200 hefter pr minutt. Hvis byrået er lite, kan man forsøke å brette for hånd i begynnelsen, for å se om det er behov for noen maskin.

Det er også mulig å be trykkeriet levere blanke sang-ark, eller ark med fortrykte motiver, med en fals eller delvis perforering på midten. Dermed kan en hel bunke brettes i en håndvending.

Spørsmål: Vi trenger sanger og tekster på nynorsk/svensk/samisk/engelsk...

Design av heftet på skjermen tar fra ett minutt opp til fem minutter, avhengig av hvor komplisert det skal være. Be gjerne om demonstrasjon. Dette anslaget for tidsbruk forutsetter selvsagt at den ansvarlige har lært å bruke systemet og har fått litt erfaring.

Det ferdige resultatet vises fortløpende og automatisk på skjermen, så man behøver ikke lage mange prøve-utskrifter.

Utskriften av heftene tar en del tid, men det er jo ingen grunn til å sitte og se på den prosessen. Den eneste manuelle operasjonen er å snu bunken med papir én gang. Med en rimelig skriver, som typisk klarer seks til ti sider pr minutt, vil et sanghefte i 100 eksemplarer være helt ferdig på en halv time. 200 eksemplarer tar en hel time, men som sagt - det er ingen grunn til ikke å gjøre noe annet i mellomtiden. Store byråer bør investere i en raskere skriver. En kraftig laserskriver klarer å gjøre 200 eksemplarer helt ferdig på 25 minutter, og avanserte skrivere kan dessuten skrive på begge sider av arket i samme operasjon (duplex-funksjon). Blekkskrivere bruker mye lenger tid og anbefales stort sett ikke.

Brettingen tar tid hvis det skal gjøres for hånd - anslagsvis 5 sekunder pr ark, altså 10 minutter for en bunke à 100 ark. Vi anbefaler å bruke en falsemaskin - den bretter opptil 200 hefter pr minutt.

Svar: Ved 100 hefter, forutsatt en vanlig laserskriver og en enkel brettemaskin, kreves det altså totalt rundt fem minutters arbeidsinnsats. I tillegg må laserskriveren få stå og arbeide for seg selv i rundt en halv time. Ved 200 hefter blir det ikke mer arbeid, men dobbelt så lang utskriftstid.

Spørsmål: Hva om det blir papirkrasj i skriveren o.l. - da blir det mye rot og spilt tid.

Svar: Skriveren er et sårbart punkt. Vi anbefaler sterkt å satse på en modell med egen skuff for arkmating, ikke modeller med toppmating av ark. Mest mulig rett papirbane er også viktig. Duplex-funksjon vil være meget nyttig. Det er videre kvalitetsforskjell mellom tilgjengelige merker, uten at vi skal gå nærmere inn på det her. Intelligent Software kan gi råd om kjøp. Det lønner seg ikke å kjøpe den billigste laserskriveren man får tak i. Med en god og velegnet skriver blir det ikke problemer.

Spørsmål: Begravelser for human-etikere er ordentlig vanskelige, med dikt, taler og mange uvanlige momenter.

Svar: Det tar lenger tid å lage slike hefter, men Intelligence har de funksjonene som trengs.

Svar: Intelligence Sanghefte-Trykkeri har mange funksjoner for tilpasning til spesielle ønsker og uvanlige tekster. Blant annet kan skrifttyper endres, fritekst kan legges inn hvor som helst i heftet, forsidesymbol kan endres i størrelse, forsiden kan redigeres på mange slags måter m.m.

Med tanke på helt spesielle produksjoner, for eksempel hvis egne farvetrykk ønskes, bør man fortsatt ha kontakt med et trykkeri (eller selv investere i utstyr for farveproduksjon). Å bruke et tekstbehandlingsprogram kan også være en mulighet i et nødsfall.

Svar: Intelligence har en funksjon for dette. Man velger da kirke i samme håndvending som man skriver avdødes navn m.m.

Svar: Intelligence kan kjøres på en bærbar PC, og sanghefter kan skrives ut på en bærbar batteridrevet blekkskriver. Det er altså mulig å lage sanghefter i bilen eller stort sett hvor som helst (spørsmålet er heller om det er nyttig).

Spørsmål: Hvor får vi hjelp hvis det oppstår problemer i fremtiden? Hva med videre utvikling og oppfølging av programvaren?

Svar: Sammen med programvaren, leverer vi en vedlikeholdsavtale som gir rett til nye versjoner når det skulle bli nødvendig. Avtalen gir også rett til telefonsupport samt en garanti for videre utvikling. Vi har i løpet av kort tid blitt teknisk ledende på dette området og er ivrige etter å bli enda bedre. Det er stort sett brukerne som bestemmer hvordan systemet skal utvikle seg – jevnlig legger vi til nye funksjoner som brukerne har ønsket seg.

Svar: La oss gi en uforpliktende demonstrasjon, eller eksperimentér selv med en to-måneders prøve-pakke.