English

Hovedside
n Hørt og sagt
n Referanser
n Om selskapet
n Brukerundersøkelse

Produkter
n Byrå-administrasjon
n Mini-administrasjon
n Fakturering
n Sanghefte-trykkeri
n Nettbyrå
n Byrånett
n Kurs

Support
n Oppdateringer
n Nyhetsbrev
n Fjernhjelp

n Kontakt oss
n Send e-post

Intelligent Software gjennomførte våren 2001 en landsomfattende brukerundersøkelse. Alle som bruker Intelligence rundt i landets begravelsesbyråer ble invitert til å svare på en del spørsmål om programmet. 

Det var nesten 100 personer som tok seg tid til å fylle ut og sende inn det ganske omfattende skjemaet. Totalt gav de over 2000 svar. En statistiker vil nok likevel si at utvalget (antall personer) er litt tynt. Men bransjen er jo ikke så stor, så dette er noe vi må leve med. Undersøkelsen var for øvrig ikke anonym - dette kan også ha gitt noen statistiske svakheter.

Svarene var stort sett oppløftende. Det ser ut til å være mange fornøyde brukere og til dels stor entusiasme ute i byråene. Men vi fikk også noen indikasjoner om sider ved programvaren som vi kan arbeide mer med.

For hvert spørsmål var det stort sett fire svar-alternativer, to positive og to negative, samt en "vet ikke"-mulighet. Nedenfor har vi for det meste slått sammen svarene i to grupper, for at det ikke skal bli altfor mange tall.

Her bringer vi resultatene i sin helhet. Første spørsmål var

85 prosent administrasjon, 80 prosent Sanghefte-Trykkeri.

Flertallet bruker altså begge systemer. Det er ikke overraskende, for vi vet at byråer som anskaffer ett av systemene ofte kommer tilbake og utvider med det andre etter hvert.

11 prosent under to måneder. 14 prosent 2-6 måneder.
16 prosent 6-12 måneder og 58 prosent mer enn et år.

Hensikten med dette spørsmålet var å se hvordan de erfarne brukerne skiller seg fra "nybegynnerne" på forskjellige områder. Mer om dette nedenfor.

32 prosent "hele tiden". 48 prosent "hver dag", 15 prosent "hver uke", 5 prosent en gang i blant.

Det betyr at over 80 prosent av brukerne som har svart, er avhengig av systemet i sitt daglige virke. Og mye tyder på at nytten av systemet øker med tiden: Blant de mest erfarne brukene (mer enn ett års bruk) er tallet nesten 90 prosent.

Absolutt alle, 100 prosent av brukerne, mener det var enkelt.
Nå vet vi hva som er Intelligence’s fremste fortrinn! Vi snakker tross alt om alle typer brukere, fra mange slags byråer, aldersklasser, landsdeler og kunnskapsnivåer.

99 prosent mener systemet fungerer raskt.

Vi er meget fornøyd med dette resultatet, tatt i betraktning at mange brukere sitter med maskinvare som ikke er av nyeste dato. Mange kjører fremdeles Pentium 100-200, altså kun en tidel av den hastighet som ytes av nye maskiner. Vi antok at en del derfor ville uttrykke misnøye med hastigheten, men det ser ut til at programmet fungerer raskt nok også på eldre utstyr. En annen mulighet kan selvsagt være at alle som har gammel maskin, er klar over at eventuelle tregheter ikke er programmets skyld.

Den ene brukeren som ikke er fornøyd med hastigheten, arbeider langt fra hovedkontoret via en telefonlinje.

Igjen 99 prosent positive svar.

Vi tar dette som en bekreftelse på at vi har lykkes med å skape et kvalitetsprogram. Det er ingen mangel på dataprogrammer som "bryter sammen" eller skaper andre tekniske problemer titt og ofte, men Intelligence er ikke blant dem. Klient/server-arkitekturen har nok vært en god hjelp for oss her - som kjent er dette et system som blant annet sørger for at alle data vil være intakt selv om maskinen for øvrig skulle "kræsje". I et nettverk spiller det ingen rolle om en bruker får problemer med sin maskin - de andre kan arbeide videre.

Den ene brukeren som ikke er positiv på dette punktet, er den samme som i forrige spørsmål.

94 prosent er fornøyd, 6 prosent er ikke fornøyd. I tillegg har en del brukere skrevet kommentarer som peker i retning av at dokumentasjonen bør bli bedre.

Det var ventet at brukerne ville være skeptiske på dette punktet, for brukerhåndboken har ikke vært ordentlig oppdatert på en stund. Heldigvis er vi i ferd med å lage helt ny dokumentasjon idet dette skrives. Det blir også dokumentasjon på skjermen, med søkemuligheter, i tillegg til papirutgaven.

95% synes det er enkelt, men 5 prosent er ikke fornøyd.

Det er ikke bra at en av tyve er misfornøyd med tilgjengeligheten. Forhåpentligvis vil dette rette seg nå som vi har ansatt en ny person.

Det er hyggelig for oss som arbeider med support å notere at absolutt alle, 100%, er fornøyd på dette punktet!

De underliggende tallene viser også at dette er det punktet i undersøkelsen som brukerne er mest positive til totalt sett. Hele tre fjerdedeler satte kryss ved det aller mest positive svar-alternativet.

97% er fornøyd med dette.

Vi hadde ikke ventet et så høyt tall, tatt i betraktning at det formelig hagler med nye ønsker og forslag til videre utvikling nesten daglig. Det ser ut til at brukerne har forståelse for at vi må prioritere hva som er viktigst til enhver tid.

Her var det bare 1/3 av brukerne som svarte. Spørsmålet er nok mest aktuelt for viderekomne brukere. Men 19% av de som svarte var ikke fornøyd. Ut fra forskjellige kommentarer som er gitt, ser det ut til at særlig kopling til e-post-systemer og til flere regnskapsprogrammer blir savnet. Dette er nok et felt vi bør konsentrere oss om i den videre utviklingen!

Hensikten med dette spørsmålet var å få en pekepinn om hvor mange som vil komme, slik at vi kan planlegge aktivitetene best mulig. Det ser ut til å bli stor oppslutning: Hele 84 prosent mener dette er aktuelt for dem, helt eller delvis. Pussig nok er interessen enda større blant de erfarne brukerne, enn blant de andre. Dato for slike kurs er i skrivende stund ikke fastsatt, men det er opplagt at vi bør sette i gang. Det kommer til å bli folksomt!

De neste åtte spørsmålene gjelder kun administrasjonssystemet.

Absolutt alle, 100 prosent, synes det er enkelt! Det gjelder både "nybegynnere" og brukere med lang fartstid.

Denne responsen bør vi være meget fornøyd med, tatt i betraktning at oppdragsskjemaet er svært omfattende. I det "store" systemet snakker vi om 15-20 sider og rundt tre hundre felter.

97% synes det er tilstrekkelig. Blant de mest erfarne er prosenten 94.

Systemet kan nok alltid bli mer omfattende, men spørsmålet er om det til slutt kan bli for komplisert. Vi burde kanskje ha stilt tilleggsspørsmål vedr. dette.

Her var det 6 prosent som ikke var fornøyd. Det ser ut til å være et og annet lokalt skjema som mangler. Dette er noe vi vil se nærmere på.

97 prosent synes det er tilstrekkelig.

100 prosent synes det passer.

Hvis systemet ikke passet, ville byrået kanskje ikke ha kjøpt det i utgangspunktet. Men det er jo hyggelig at ingen har blitt skuffet.

Brukere av Intelligence Mini-administrasjon lager i gjennomsnitt 3-4 dokumenter, mens for det "store" systemet (Byrå-Administrasjon) ligger snittet på 10 dokumenter. De mest erfarne brukerne lager ikke vesentlig mer - kun 1/3 dokument mer.

Høyeste anslag er "15-20 dokumenter" og forekommer noen steder i Oslo.

Gjennomsnittet er 12 minutter for Mini-Administrasjon, og 26 minutter for "stort system" (Byrå-Administrasjon).

De mest erfarne brukerne er nede på hhv. 10 minutter og 25 minutter.

Hvis vi deler antall dokumenter på antall minutter, får vi et mål for medarbeidernes effektivitet med programmet. I gjennomsnitt produserer brukerne da 0,5 dokumenter pr minutt. De erfarne brukerne kommer opp i gjennomsnittlig 0,6. Men den raskeste av alle som svarte, en bruker i Oslo-området, tikker inn på 2,1. Han mener han jevnt over bruker 7 minutter på å produsere 15 dokumenter.

Selvsagt er det også andre grunner til å bruke systemet, enn å produsere dokumenter raskt. Sikkerhet ved skriftlig kommunikasjon, enkel arkivering og gjenfinning, profesjonelt utsende på dokumenter samt korrekt utfylling er noen momenter brukerne gir uttrykk for at de liker. Men det er antallet og tiden som lettest lar seg måle.

Litt pussig er det at de erfarne brukerne trenger omtrent like mye tid som andre. Antagelig gjør denne brukergruppen seg nytte av flere av programmets funksjoner, på like lang tid. Mer om dette nedenfor.

Det var ikke mange som svarte på dette litt hypotetiske spørsmålet. Men gjennomsnittet ble 31 minutter for Mini-Administrasjon og 53 minutter for Byrå-Administrasjon.

Med andre ord ser det ut til at anskaffelse av Intelligence Mini-Administrasjon gjør det mulig å produsere de mest sentrale dokumentene på 1/3 av den tiden man ellers ville brukt. Også med Byrå-Administrasjon bruker man under halve tiden. De mest erfarne brukerne oppgir for øvrig et høyere alternativt tidsforbruk – 61 minutter – og forklaringen er ganske sikkert at de har lært å bruke flere funksjoner i programmet, og dermed funnet måter å rasjonalisere enda flere gjøremål på. Kanskje oppnår man mer med færre papirer. Opplæring lønner seg!

Den brukeren som tar seg aller mest tid, oppgir for øvrig at han sitter 2 timer med hvert oppdrag i programmet. Han sier også at det samme arbeidet ville ha tatt 4 timer uten programmet. Kanskje bruker han maskinen under konferansen (dette har vi helt glemt å spørre om).

De neste seks spørsmålene gjelder kun Sanghefte-Trykkeriet.

Dette er et spørsmål som mange har stilt opp gjennom tidene. Nå har vi svaret:

Gjennomsnittet er 6 minutter og 38 sekunder. Blant de erfarne brukere (minst ett års erfaring) er tallet fem minutter og 28 sekunder.

To tredjedeler av brukerne klarer seg faktisk med fem minutter eller mindre, og én person klarer seg med ett eneste minutt! Men det er noen få som bruker mye mer tid, og dermed trekker gjennomsnittet kraftig opp. Det gjelder også noen av de mest erfarne. Vi har en mistanke om at disse kanskje ikke bruker programmet riktig. Det går fort ekstra tid hvis man arbeider mye på sidene for "korreksjoner", for eksempel, og det er jo ikke meningen. Særlig viktig er det å legge til rette de utvalgene av vers som man trenger, en gang for alle. Aktuelle forside-design må også forhåndsdefineres, så man slipper å flytte elementer rundt på forsiden hver gang.

98 prosent mener det er enkelt. Blant de erfarne brukerne er tallet 100 prosent.

95 prosent synes det er godt. Blant de erfarne brukerne faller tallet til 92 prosent. Vi bør nok se nærmere på akkurat dette.

98 prosent synes det er bra. Systemet har tross alt over 70 symboler.

92 prosent synes det er tilstrekkelig.

Det ser ikke ut til å være noen grenser for hvor spesielle noen sanghefter kan være. Det er nok fremdeles behov for flere fasiliteter i noen situasjoner. Mye tyder på at brukerne særlig ønsker mer avanserte funksjoner for behandling av egne farvebilder på forsiden.

Absolutt alle brukerne sier det blir bra, unntatt en eneste person som mener det ikke blir bra i det hele tatt. Han har akkurat tatt programmet i bruk, så vi må håpe det bedrer seg etter hvert for ham.

Med dette spørsmålet var vi virkelig ute etter å få ros. Brukerne nevnte da også mange gode egenskaper. Men det var ett tema som gikk igjen i det store flertall av kommentarene: Systemet er lett å lære, og lett å bruke. Enkelt og logisk, oversiktlig og forståelig.

Her gav vi brukerne frihet til å foreslå hva som helst. Det kom en god del forslag og ideer, og de gikk i alle mulige retninger. Ett ønske som flere brukere var inne på, var mer sammenkopling med andre programmer, særlig flere regnskapsprogrammer. Noen savnet også bestemte lokale skjemaer, som tidligere nevnt.

Helt til slutt gav vi brukerne anledning til å skrive sin hjertens mening med egne ord. Det ble stort sett positive kommentarer. Her gjengir vi en del av dem, fra de brukerne som gav oss anledning til å sitere dem. De få kommentarene som var mindre positive har vi tenkt å holde for oss selv - vi skal bruke dem til å forbedre oss!

Det er hyggelig for oss som arbeider med support å notere at absolutt alle, 100%, er fornøyd med den hjelpen de får på telefonen!